Apostille og Notarius Publicus – hva, hvor når?

Det juridiske grunnlaget for Apostille

Det juridiske grunnlaget for apostille finner man i Haag-konvensjonen om apostille, som er en internasjonal avtale undertegnet i Haag i 1961. Konvensjonen har som formål å forenkle og fremskynde legalisering av offentlige dokumenter som skal brukes i utlandet, ved å erstatte de tradisjonelle legaliseringsprosedyrene med en enkel og standardisert apostille-prosedyre.

Dokumentene i seg selv kan være både offentlige og private.

Eksempler på offentlige dokumenter er vielsesattest, skatteavregning, skifteattest, pass m.m. Private dokumenter kan være av typen kontrakt, fullmakt o.s.v.

Originale offentlige dokumenter

Dersom man har et originalt offentlig dokument, eksempelvis en original skifteattest fra en norsk tingrett, kan dokumentet påføres apostille direkte.

Kopier av offentlige dokumenter

I mange tilfeller verken ønsker man, eller det er ikke det hele tatt mulig (eks. pass) å sende dokumentet til bruk i utlandet. Da må man først skaffe seg en «bekreftet kopi». Bekreftelser av kopier av originaldokumenter gjøres av «Notarius Publicus» i tingretten. Den bekreftede kopien kan deretter påføres apostille.

Private dokumenter

Dersom eksempelvis en privat fullmakt eller kontrakt skal påføres apostille, må den først signeres (av den privatperson som skal skrive under), og dette må skje hos «Notarius Publicus» i tingretten. Notarius Publicus vil deretter signere og bekrefte vedkommendes underskrift. NB. Det er IKKE innholdet i det private dokumentet som blir bekreftet at er lovlig – kun at det er riktig person som har signert!

Deretter kan dokumentet påføres Apostille stempel som legaliserer (til bruk i utlandet) at riktig person har skrevet under.

Om Spania

Dokumenter som skal brukes til rettslige handlinger (eks. hos Notar) i Spania må ha apostillestempel. Vanligvis vil dette bety at man først må innom Notarius Publicus for å få bekreftet kopier av dokumenter og signatur, og deretter må papirene legaliseres med apostillestempel før de sendes dit de skal brukes.

Hvilke dokumenter trenger apostille for Spania?

De vanligste dokumentene som trenger apostille for bruk i Spania er:

• Skifteattest — ved arveoppgjør i Spania
• Dødsattest — for registrering av dødsfall
• Fullmakter — når du ikke selv kan møte i Spania
• Vigselsattest — for dokumentasjon av ekteskapelig status
• Fødselsattest — for arveforhold og NIE-søknad
• Domstolsavgjørelser — for anerkjennelse i Spania

Steg-for-steg: Slik apostillerer du dokumenter

1. Offentlige dokumenter: Send originalen direkte til Statsforvalteren
2. Kopier av offentlige dokumenter: Få «bekreftet kopi» hos Notarius Publicus i tingretten, deretter apostille hos Statsforvalteren
3. Private dokumenter: Signer hos Notarius Publicus, deretter apostille hos Statsforvalteren
4. Oversettelse: La dokumentet oversettes til spansk av autorisert translatør

Hvem utfører apostille-stempling?

I Norge ligger myndigheten for å påføre apostille på dokumenter hos Statsforvalter i fylket. Det er mulig å levere papirene personlig, men det kan også gjøres pr. post.

Statsforvalternes adresse finner du her ved å klikke på fylket.

Legg ved et følgebrev som forteller hvor dokumentene skal returneres etter at de er apostillestemplet. Det beste er at de returneres eier som så videresender med rekommandert post.

Statsforvalteren har også mer om apostille her og man kan lese mer om Notarius Publicus her.

Når trenger du apostille i forbindelse med arv i Spania?

Ved arveoppgjør i Spania kreves det apostille på en rekke dokumenter — blant annet skifteattest, fullmakter og dødsattest. Vi håndterer hele denne prosessen som en del av arveoppgjøret.